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民建贵州省委机关公文处理暂行办法

民建贵州省委机关公文处理暂行办法

时间:2012-10-2 作者:民建省委 来源:本站原创 浏览次数:

公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。为使我会机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和公文质量,根据《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》(黔府发〔200316号)精神,结合会机关实际,制定本办法。

一、公文种类

我会机关适用的公文种类主要有:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

二、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文机关标识即位于文件文头中心位置、套红大字印刷的“版头”,正式文件的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;发文字号,又称文号,是由发文机关编排的该单位当年的文件总量的顺序号,包括机关代字、年份、序号。我会机关的发文机关标识和发文字号有以下几种情况:

1.以民建省委名义的发文,标识为“中国民主建国会贵州省委员会文件”,发文字号分为黔建〔年份〕序号,如:黔建〔200710号,或黔建组字〔年份〕序号(以民建省委名义关于组织工作的发文),如:黔建组字〔20085号,在文头横线上4mm左右用3号仿宋体居中排列。

2.以民建省委办公室名义的发文,标识为“中国民主建国会贵州省委员会办公室文件”,发文字号为黔建办〔年份〕序号,如:黔建办〔20072号,用3号仿宋体在文头横线右下位置排列。

以民建省委或民建省委办公室名义的发文,如需标注签发人,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。签发人姓名用3号楷体字。

(四)上行文一般应注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(事由)并标明公文种类(文种),一般应当标明发文机关。即公文标题的“三要素”。根据不同情况也可采取“发文机关+文种”、“事由+文种”或“文种”的形式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题用2号小标宋体字在红色反线下空2行居中排列。

(六)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识。(如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。)

(七)正文:行政公文正文分事由、事项、结尾三个部分。用3号仿宋体,单倍行距。每页22行,每行28字。

(八)公文如有附件,在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋体字标注附件顺序和名称,附件名称不用书名号,附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起,附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起,其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号(形式为“×××〔2003〕××号附件1)。

(九)成文日期以负责人签发的日期为准。用汉语小写数字,右空4字,“零”写为“○”。

(十)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。印章应盖在成文日期上。以民建省委名义的发文(以“黔建”或“黔建组字”为机关代字的文件),盖“中国民主建国会贵州省委员会”的章;以民建省委办公室名义的发文(以“黔建办”为机关代字的文件),盖“中国民主建国会贵州省委员会办公室”的章。

(特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。)

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标注在成文日期之下。

(十二)公文应当标注主题词。主题词用3号黑体字,居左顶格标注,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不用标点符号。

主题词的标引应先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词,除类别词外,最多不超过5个,最少不少于2个。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。无论对上对下抄送,概用“抄送”一词(不再使用“抄报”)。抄送机关要在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识,并用横栏线(反线)将它与正件分开。

(十四)印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关则在主题词之下)占一行位置,用3号仿宋体字。印发机关(我会统一为民建贵州省委办公室)左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。

文末标识文件印发份数,印发份数按发送范围所需份数加上2份存档文件、2份办公室留存文件(见第四部分“发文办理”的“分发”说明)计算。

我会机关正式文件公文用纸一律采用A4纸,双面印字,左侧装订。页面设置一般为上边距25mm,下边距20mm,左边距28±1mm,右边距25mm

[以上所列公文中各要素标识规则,系参照《国家行政机关公文格式》标准。为便于机关各处室更好地掌握以上公文格式,附民建贵州省委机关公文版式(以“黔建”机关代字的文件为例)]。

三、行文规则

(一)行文应当确有必要,注重效用。

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(三)我会机关对外行文,以民建省委名义的发文用“黔建”或“黔建组字”的机关代字;以民建省委办公室名义的发文用“黔建办”的机关代字。重要文件(如向上级机关行文)应以民建省委名义发文,其中涉及到组织方面的文件用“黔建组字”的机关代字。“黔建办”一般用于会议通知、印发专项文件、向上级机关办事机构(如民建中央办公厅、中共贵州省委办公厅等)行文等专题事务性文件。民建省委机关各处不对外正式行文。

(四)向民建各市、州委员会和省直属支部的重要行文,应同时抄送民建中央和中共贵州省委统战部。向民建中央的行文,一般应抄送中共贵州省委、中共贵州省委统战部,反之亦然。

(五)“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但一般不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

(六) 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。

四、发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。

(一)草拟。我会机关公文原则上应按照省委会领导批示、常委会(主委会、主委办公会)决定,由相关处(室)工作人员草拟,再由处长(主任)把关修改。草拟公文应当做到:

1.符合国家的法律、法规、民建章程及其他有关规定。

2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

6.应当使用国家法定计量单位。

7.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

草拟公文时,拟稿人要本着认真负责的工作态度,按照拟制公文的要求,力求做到文字规范、流畅、简练,内容准确、全面、重点突出,公文涉及贯彻上级有关精神时要在透彻理解文件精神的前提下拟写。草拟完成后要认真校对、修改,力戒错别字。处长(主任)要对文稿进行认真把关。文稿拟制完成后拟稿处(室)应填写机关发文笺(内容有文件标题、附件、主送机关、抄送机关等),并在“主办单位和拟稿人”一栏签字后将文稿连同发文笺送办公室审核。

(二)审核。公文送机关负责人签发前,应由办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。机关发文笺的“核稿”一栏应由办公室负责人和分管办公室工作的省委会秘书长共同签署。如果公文涉及专职副主委分管工作,则有关专职副主委也应对公文内容进行审签。审签后交拟稿处(室)送省委会领导签发。

(三)签发。以民建省委或民建省委办公室名义制发的上行文,由主委签发;以民建省委名义制发的下行文或平行文,由主委或者由主委授权专职副主委签发,授权签发时,专职副主委应在发文笺“签发人”一栏中写明“代签”;以民建省委办公室名义制发的下行文或平行文,一般可由专职副主委或秘书长签发。文件一经签发,就具有行政效力,签发文件的负责人要对文件负全责;文件签发后如发现错误,没有得到签发人的意见之前,不得作任何修改。

(四)编号及登记。经领导人签发后,拟稿处(室)即可将文稿交办公室专职人员进行文件编号及登记。编号指编制文件的发文字号。登记就是对发出文件的登记,目的在于方便文件的管理和查找。发文登记要使用专门的《发文登记簿》,登记的项目有入册顺序号、文件标题、文号、附件、主送机关、抄送机关、主办单位和拟稿人、核稿人、签发人、成文日期、份数、发文日期等。

(五)校对、缮印及装订。缮印即拟稿处(室)对领导签发的文件进行排版打印、办公室按印发份数进行复印。缮印前,拟稿处(室)要对签发文件进行认真校对,按有关规定排版,注意文面排列的美观。除特殊文字有误外,缮印文件必须做到不得改动签发稿的文字和格式,如发现问题,必须经请示批准后才能改动。装订时要核对好页码,左侧装订。

(七)用印。用印是公文生效的凭证。用印的文件必须是经领导人签发的文件。办公室要核对签发的份数,然后按份数一一盖印。用印后要进行用印登记。

(八)分发。由拟稿处(室)将文件按发送范围分发。要注意在核对文件各项目后再进行分发,避免出现差错。分发文件时除拟稿处(室)存档外还要交2份给办公室留存,以备年终时装订《民建贵州省委机关发文汇集》,便于查考利用。

(九)电子文本。为提高机关办公信息化水平,省委会机关发文应同时制发电子文本。对外行文时,应附电子文本;抄送会内领导及有关人员的文件,一般用电子文本。每年装订《民建贵州省委机关发文汇编》时,也应制作相应电子文本(各处在将纸质文件交办公室留存时,应同时将电子文本发到办公室邮箱)。

五、收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办等程序。

(一)签收。指办公室专职人员在文件投递单或送文簿上签名或盖章,对文件进行签收。

(二)登记。指办公室专职人员将收文的相关情况在《收文登记簿》上予以登记并填写文件处理笺。收文登记的目的是便于文件的统计和催办、检查、查阅等。

1.登记范围:有正式文号的文件必须登记,简报、资料类的一般可不登记,但有密级或有领导批示的应予登记,重要的会务工作书籍、资料应在履行签收手续后送档案室留存。

2.收文登记项目包括收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、标题、附件、份数等。

3.文件登记以后,专职人员要将文件附上文件处理笺并提出拟办建议后,送办公室负责人拟办。应将文件分为需要办理的(急件)和不需要办理的(阅件)两类,急件要以专用的文件夹先行送给办公室负责人拟办。

(三)拟办。指专职人员提出拟办建议后,由办公室负责人向省委会领导提出初步办理文件的具体意见。对急件应先行拟办并明确办理时限。

(四)批办。拟办完成后,专职人员应将文件送会领导批办。批办是会领导对有关文件如何实施的意见,它在拟办的基础上进行。会领导批办时应有明确意见,批办顺序为:秘书长、专职副主委、主委,主委批办意见为最后办理意见;需两个以上部门办理的应明确主办部门;不需要办理的,圈阅表示已阅知;需要相关处(室)传阅的,应予以批示;如上级来文要求的事项在实际工作中已满足要求,则应批示相关处(室)用工作报告的方式向上级作出具体说明。

(五)传阅及承办。即专职人员按会领导批办意见,将需要处(室)阅办的文件及时送到相关处(室),对有关文件进行传阅或对需要办理的事项加以落实。传阅的文件,处(室)阅后在文件处理笺上签字归还专职人员;需要办理的文件,承办处(室)应在《收文登记簿》上签字后,留存并及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。文件办理完毕后,办理处(室)应在文件处理笺的“备注”栏写明办理情况并签名保存(办理过程中有发文的则与发文放在一起保存),年底或次年初统一移交档案室。重要的办文结果,应当向会领导报告。

六、公文归档

公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

(一)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

(二)本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理归档。

(三)拟制、修改和签批公文,应当按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔书写。书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文,也不得在文稿装订线左侧写、签批意见或修改公文。

(四)机关各处(室)要认真做好本处(室)的文件归档工作,应指定专人负责,并纳入年度工作职责的考核范围。各处(室)要在每年年底或次年初向档案室移交一年来的归档文件资料,包括发文、收文、其他文件资料以及电子文档。移交时要编制移交目录一式两份,移交人、接收人(档案人员)分别签字留存。

1.发文的移交。凡会机关的发文,印发后由拟稿处(室)存档,年底或次年初统一移交档案室。《发文登记簿》在每年底由办公室负责发文登记的专职人员移交档案室。

2.收文的移交。凡经登记的所有收文,均要在年底或次年初移交档案室。收文的移交分以下两种情况:

1)凡需要办理的文件(办件),办理处(室)签字留存办理并保存,于年底或次年初直接移交档案室(见“传阅及承办”)。

2)凡不需要办理的文件(阅件),原则上任何处(室)和个人不得留存(需要复印的,经办公室主任同意后可复印;特殊情况需保留原件的,须在《收文登记簿》上签字,年底前归还办公室专职人员),公文(阅件)处理完毕后,办公室专职人员要及时收回,年底或次年初在填写移交目录后将全年的阅件连同《收文登记簿》一起移交档案室(所缺文件要在移交目录上注明该文件的签收处室)。

3.电子档案的移交。各处(室)除了平时要将所负责拟制发文的电子文本发到办公室(档案室)邮箱外,在每年底或次年初,还应将全年重要会务工作所形成的照片、录音和视频的电子文件刻录到光盘等介质上移交档案室。电子文件要以文件名标注照片、录音或视频的内容,并以事件和时间为据将其分类到不同的文件夹,如:“民建贵州省第七次代表大会照片(20070702-04)”文件夹。

七、附则

(一)民建贵州省委机关各处(室)要组织本处(室)人员对本办法进行认真学习并贯彻落实。如有不执行本办法规定,造成不良影响的,要对相关责任人进行批评教育,情节严重或屡犯者,相关责任人要作出书面检查。办公室负责对本办法的执行进行监督检查并负责解释。

(二)民建各市(州)委员会可结合实际,参照本办法,制定简明的机关公文处理办法。

(三)民建省直各支部、专门委员会可结合实际,制定简明的收文办理(归档)办法,并明确专人负责。

(四)本办法经民建省委主委会议通过后施行。

 

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